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FAQ UBO-Register

Diese FAQ bestehen aus zwei Teilen. Der erste Teil befasst sich mit theoretischen Fragen, insbesondere damit, wie die UBO entsprechend der Rechtsform des Auskunftspflichtigen zu identifizieren sind. Der zweite Teil enthält technische Fragen zum Zugang zum UBO-Register, zur Registrierung der wirtschaftlichen Eigentümer und zur Zuweisung von Vollmachten und Rollen.

Theoretische Fragen

  • Was ist ein wirtschaftlicher Eigentümer?

    Der Begriff „UBO“ oder „wirtschaftlicher Eigentümer“ bezeichnet die natürliche(n) Person(en), die in letzter Instanz Eigentümer einer Einheit ist/sind oder diese kontrolliert/kontrollieren. Je nach Art der Kontrolle, je nach Rolle der betroffenen Person und je nach Art der betreffenden Einheit gibt es unterschiedliche Kategorien von UBO.

  • Was ist der Unterschied zwischen einem „direkten“ und einem „indirekten“ UBO?

    Ein „direkter“ UBO ist eine natürliche Person, die direkter Eigentümer des Auskunftspflichtigen ist oder ihn direkt kontrolliert, ohne dass eine oder mehrere Einheiten oder Rechtsvereinbarungen zwischengeschaltet sind.

    Ein UBO gilt als „indirekt“, wenn er über eine oder mehrere Einheiten oder Rechtsvereinbarungen Eigentümer des Auskunftspflichtigen ist oder ihn über eine oder mehrere Einheiten oder Rechtsvereinbarungen kontrolliert.

  • Welche unterschiedlichen Kategorien gibt es bei Gesellschaften?

    • Kategorie 1: die natürliche(n) Person(en), die direkt oder indirekt über einen ausreichenden Prozentsatz an Stimmrechten oder über eine ausreichende Beteiligung am Kapital verfügt/verfügen. Der Besitz von mehr als 25 % der Stimmrechte oder mehr als 25 % der Aktien oder des Kapitals einer Gesellschaft durch eine natürliche Person ist ein Indiz für einen ausreichenden, aber nicht notwendigen Prozentsatz an Stimmrechten oder eine ausreichende direkte Beteiligung. Das bedeutet, dass eine Person auch dann in der ersten Kategorie eingetragen werden kann, wenn sie weniger als 25 % der Kapitalanteile oder der Stimmrechte besitzt.
    • Kategorie 2: die natürliche(n) Person(en), die die Gesellschaft über andere Mittel und Wege kontrolliert/kontrollieren (z. B. Berechtigung zur Ernennung oder Entlassung von Führungskräften, Vetorecht usw.).
    • Kategorie 3: Wenn keine der beiden oben genannten Personen identifiziert werden konnte oder wenn Zweifel daran bestehen, ob die identifizierte(n) Person(en) die/der wirtschaftliche(n) Eigentümer ist/sind, dann ist/sind die/der UBO die natürliche(n) Person(en), die der Führungsebene angehört/angehören.

    Die Kategorien 1 und 2 sind kumulativ.

  • Welche unterschiedlichen Kategorien gibt es im Falle von (I)VoGs und Stiftungen?

    • Kategorie 1: Personen, die dem Verwaltungsrat angehören. 
    • Kategorie 2: Personen, die zu deren Vertretung befugt sind. 
    • Kategorie 3: Personen, die mit der täglichen Geschäftsführung beauftragt sind.  
    • Kategorie 4: Gründer (nur für Stiftungen).  
    • Kategorie 5: Kategorie von natürlichen Personen, in deren Hauptinteresse die (I)VoG oder Stiftung gegründet wurde bzw. tätig ist. Ein Beispiel dafür ist eine (I)VoG, die die Unterstützung von Kriegsopfern zum Ziel hat, die Begünstigten sind also zum Beispiel Kriegsopfer. 
    • Kategorie 6: Jede andere natürliche Person, die den Auskunftspflichtigen auf andere Weise kontrolliert. 

    Die UBO-Kategorien der (I)VoGs oder Stiftungen, die weiter oben aufgeführt sind, sind kumulativ.  

  • Welche unterschiedlichen Kategorien gibt es im Falle von Trusts, Treuhandgesellschaften oder ähnlichen Rechtsvereinbarungen?

    • Kategorie 1: Der/Die Settlor. 
    • Kategorie 2: Der/Die Treuhänder oder Trustee(s). 
    • Kategorie 3: Der/Die eventuelle(n) Protektor(en). 
    • Kategorie 4: Kategorie von natürlichen Personen, in deren Hauptinteresse die Treuhandgesellschaft oder der Trust gegründet wurde bzw. tätig ist. 
    • Kategorie 5: Jede andere natürliche Person, die in letzter Instanz durch die Tatsache, dass sie der direkte oder indirekte Eigentümer ist, oder auf andere Weise die Kontrolle ausübt.

    Die oben aufgeführten UBO-Kategorien für Trusts, Treuhandgesellschaften oder ähnliche Rechtsvereinbarungen sind kumulativ. Die Auskunftspflichtigen müssen also alle Personen angeben, die als UBO gelten, sowie alle Kategorien, denen diese angehören.

  • Wie können die wirtschaftlichen Eigentümer im Falle einer Aufteilung des Eigentums identifiziert werden?

    Der Nackteigentümer wird als UBO der Kategorie 1 eingetragen, wenn er einen ausreichenden Prozentsatz der Anteile der Gesellschaft besitzt (z. B. Besitz eines ausreichenden Anteils). Der Nießbraucher wird als UBO der Kategorie 1 registriert, wenn er einen ausreichenden Prozentsatz der Stimmrechte besitzt oder innehat, die mit den Kapitalanteilen verbunden sind (z. B. Besitz eines ausreichenden Prozentsatzes der Stimmrechte).

    Bitte geben Sie im Feld „Anmerkung“ an, dass die betreffende Person Nießbraucher der Anteile ist, die durch den Nackteigentümer gehalten werden.

  • Muss ich bei einer Eintragung einen Beleg beifügen?

    Die gesetzlichen Vertreter der Auskunftspflichtigen sind verpflichtet, bei der Eintragung der UBO alle Dokumente beizufügen, die belegen, dass die Informationen über ihre Identität (wenn sie keine belgische nationale Nummer haben) sowie über die Art und den Umfang ihrer Kontrolle angemessen, präzise und aktuell sind. 

    Bei diesen Dokumenten kann es sich je nach Fall um einen Auszug aus dem Anteilsregister, die Satzung der Einheit oder Rechtsvereinbarung, eine Aktionärsvereinbarung, ein Protokoll der Generalversammlung, eine notarielle Urkunde, den Auszug aus einem ausländischen Handelsregister oder ein anderes Dokument handeln, anhand dessen nachgewiesen werden kann, dass die Angaben zu den eingetragenen wirtschaftlichen Eigentümern angemessen, präzise und aktuell sind.

    Verpflichtete und Mitglieder der Öffentlichkeit haben keinen Zugriff auf die Belege.

  • Welche Sanktionen sind bei Verfehlungen vorgesehen?

    Bei Verstößen gegen die Bestimmungen zur Identifizierung und Übermittlung von Informationen über die wirtschaftlichen Eigentümer können administrative Geldbußen zwischen 250 Euro und 50.000 Euro auferlegt werden.

    Bevor eine Geldbuße verhängt wird, wird ein Erinnerungsschreiben an den Wohnsitz der gesetzlichen Vertreter geschickt, worin diese vorgeladen werden, innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt des Schreibens angehört zu werden. Nach der Prüfung der Verteidigungsmittel der betreffenden Einheit oder in Ermangelung eines Antrags auf Anhörung kann aufgrund des Verstoßes gegen die UBO-Gesetzgebung eine Geldbuße an den Wohnsitz der gesetzlichen Vertreter gesendet werden.

  • Welche Frist wird für die Registrierung meiner UBO gewährt?

    Die gesetzliche Frist für die Registrierung der UBO beträgt einen Monat ab dem Zeitpunkt, an dem die Einheit gegründet wurde oder an dem sich die Angaben zu Ihren UBO geändert haben. 

    Die Informationen über die UBO müssen zudem jährlich bestätigt werden.

  • Wie beantrage ich eine Legalisation oder eine Apostille?

    Jeder kann online die Legalisation / das Anbringen einer Apostille auf einem Auszug aus dem UBO-Register beantragen. Diese Legalisation/Apostille bestätigt jedoch in keinem Fall die Richtigkeit der Informationen, die im Auszug enthalten sind.

    Um einen Antrag auf eine Legalisation oder Apostille beim UBO-Team zu stellen, steht auf unserer Website ein Formular zur Verfügung, das Sie hier aufrufen können. Das ordnungsgemäß ausgefüllte Antragsformular muss an die E-Mail-Adresse ubobelgium@minfin.fed.be gesendet werden.

    Weitere Informationen zu diesem Verfahren finden Sie in dem oben genannten Formular.

Technische Fragen

  • Muss ich mich in meinem eigenen Namen oder im Namen eines Unternehmens anmelden?

    Wenn Sie die Registrierung der wirtschaftlichen Eigentümer Ihrer Einheit vornehmen möchten, müssen Sie sich im Namen eines Unternehmens anmelden.

    Wenn Sie das UBO-Register als Mitglied der Öffentlichkeit einsehen möchten, ohne wirtschaftliche Eigentümer zu registrieren, müssen Sie sich in Ihrem eigenen Namen anmelden.

  • Ich habe keinen Zugriff auf das UBO-Register, obwohl ich in der ZDU als Funktionsträger eingetragen bin. Was muss ich unternehmen?

    Stellen Sie über den folgenden Link sicher, dass Sie in der Zentralen Datenbank der Unternehmen tatsächlich als Funktionsträger eingetragen sind: https://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoeknummerform.html?lang=de.

    Sollte dies nicht der Fall sein, müssen Sie die in der ZDU gespeicherten Daten aktualisieren, indem Sie eine E-Mail an die folgende Adresse senden: kbo-bce-functions@economie.fgov.be.

    Wenn Sie tatsächlich als Funktionsträger bei der ZDU aufgeführt sind, überprüfen Sie, ob Sie sich wirklich im Namen eines Unternehmens angemeldet haben. Wenn Sie sich immer noch nicht für Ihre Einheit in das UBO-Register einloggen können, wenden Sie sich bitte unter der folgenden E-Mail-Adresse an das UBO-Team: ubobelgium@minfin.fed.be.

  • Was tun, wenn der UBO keine belgische Identifikationsnummer hat?

    Wenn ein UBO eine ausländische Staatsangehörigkeit besitzt, ist die Einheit, deren UBO er ist, verpflichtet, das Register auf dieselbe Weise auszufüllen, wie wenn der wirtschaftliche Eigentümer die belgische Staatsangehörigkeit besitzt.

    Die individuelle Erkennungsnummer, die von dem Land ausgestellt wird, aus dem der UBO stammt, muss bei der Registrierung angegeben werden, ebenso wie die Staatsangehörigkeit und der Wohnsitzstaat. Wenn diese Angaben nicht im Bis-Register oder in der ZDU erscheinen, müssen sie manuell von der Einheit eingetragen werden.

  • Wie kann ich einem Dritten eine Vollmacht erteilen, damit er die Informationen an meiner Stelle eintragen kann?

    Wenn Sie gesetzlicher Vertreter einer Einheit sind und über eine belgische Nationalregisternummer verfügen, können Sie über die Anwendung „Vollmachten“ einem Dritten eine Vollmacht erteilen, damit dieser das UBO-Register für Sie ausfüllt.

    Wenn Sie gesetzlicher Vertreter einer Einheit sind, jedoch nicht über eine belgische Nationalregisternummer verfügen und keine Möglichkeit haben, ein belgisches Identifizierungsmittel zu erhalten, können Sie das hier verfügbare Papierformular ausfüllen, um einem Dritten eine Vollmacht zu erteilen, und es an die E-Mail-Adresse mandats.ict@minfin.fed.be senden.

  • Muss ich die Informationen über meine UBO jedes Jahr registrieren?

    Der Königliche Erlass zum UBO-Register verlangt, dass die Einheiten jährlich die Richtigkeit der Informationen zu ihren UBO bestätigen. Wenn sich die Informationen zu Ihren wirtschaftlichen Eigentümern nicht geändert haben, müssen Sie sie also nicht erneut registrieren, sondern lediglich spätestens ein Jahr nach dem Datum der letzten Änderung bestätigen.

  • Wen kann ich kontaktieren, wenn ich Hilfe benötige oder weitere Fragen zum UBO-Register habe?

    Für weitere Fragen zum UBO-Register oder seine Funktionsweise können Sie sich uns auch über unser Kontaktformular(link is external) kontaktieren.