Bedingungen in Bezug auf den Ehrenamtlichen

Ehrenamtliche sind natürliche Personen, die:

• auf uneigennützige Weise tätig sind,
• unentgeltlich ehrenamtliche Tätigkeiten ausüben,
• in einem organisierten oder geregelten Rahmen,
• im Sportbereich oder im sozialen und kulturellen Bereich im weitesten Sinne,
• für einen Klub, einen Verband, eine Vereinigung, eine Einrichtung ohne Gewinnerzielungsabsicht oder eine öffentliche Behörde.
   

Bedingungen in Bezug auf den Auftraggeber

Die ehrenamtlichen Tätigkeiten werden im Auftrag eines Klubs, eines Verbands, einer Vereinigung, einer Einrichtung ohne Gewinnerzielungsabsicht oder einer öffentlichen Behörde ausgeführt. Dabei ist es nicht von Bedeutung, ob der Auftraggeber eine juristische Person ist oder nicht.

Als Auftraggeber gelten:

• juristische Personen wie eine Vereinigung ohne Gewinnerzielungsabsicht, eine Krankenkasse, ein öffentlicher Dienst oder eine gemeinnützige Einrichtung, eine Gemeinde, ein öffentliches Sozialhilfezentrum (ÖSHZ), die kein Unternehmen oder keine Geschäfte mit gewinnbringendem Zweck betreiben,
• Vereinigungen ohne Rechtspersönlichkeit, wie z. B. nichtrechtsfähige Vereinigungen und Gruppierungen, die kein Unternehmen oder Geschäfte mit gewinnbringendem Zweck betreiben.

Als Auftraggeber sind unter anderem ausgeschlossen:

• Gesellschaften, Vereinigungen, Niederlassungen oder Einrichtungen  mit oder ohne Rechtspersönlichkeit, die ein Unternehmen beziehungsweise Geschäfte mit gewinnbringendem Zweck betreiben und die der Gesellschaftsteuer, der Steuer der Gebietsfremden/Gesellschaften oder – im Namen ihrer Gesellschafter oder Mitglieder – der Steuer der natürlichen Personen oder der Steuer der Gebietsfremden/Natürlichen Personen unterliegen.
  Ausnahme: VoGs, die Geschäfte mit gewinnbringendem Zweck tätigen und die der Gesellschaftsteuer unterliegen, können jedoch als Auftraggeber angesehen werden. Allerdings muss die VoG einen uneigennützigen Zweck verfolgen und es darf keine Bereicherung ihrer Mitglieder erfolgen. Siehe Rundschreiben 2023/C/2.
• Privatpersonen, es sei denn, es betrifft eine ehrenamtliche Tätigkeit über einen Klub, einen Verband, eine Vereinigung, eine Einrichtung oder eine öffentliche Behörde
• Beispiele: Diese Personen sind von der Anwendung der Regelung für Ehrenamtliche ausgeschlossen:
  • ein pensionierter Arbeitnehmer, der noch Gelegenheitsarbeiten für ein Unternehmen verrichtet (unabhängig davon, ob es sich um seinen ehemaligen Arbeitgeber handelt oder nicht),
  • der Ehepartner des Geschäftsführers einer GmbH, der gelegentlich in der Gesellschaft aushilft.
     

Bedingungen in Bezug auf ehrenamtliche Arbeit

Die ehrenamtliche Arbeit betrifft Tätigkeiten, die uneigennützig und unmittelbar für den Auftraggeber ausgeführt werden.

Die ehrenamtliche Arbeit muss im Rahmen sozialer, kultureller oder sportlicher Tätigkeiten des Klubs, des Verbandes, der Vereinigung, der Einrichtung oder der öffentlichen Behörde ausgeübt werden.

Es handelt sich also um folgende Tätigkeiten:

• die Aufnahme oder Betreuung von Kranken, älteren Menschen, Kindern, Jugendlichen und sozial Benachteiligten, wie die Hauspflege von pflegebedürftigen Personen oder die häusliche Versorgung,
• Umweltschutz,
• die Organisation von Sportwettkämpfen und sozialen und kulturellen Veranstaltungen,
• die Teilnahme von Amateursportlern an diesen Wettkämpfen und Veranstaltungen.

Bedingungen in Bezug auf die Beziehung zwischen dem Ehrenamtlichen und dem Auftraggeber

Die ehrenamtliche Arbeit betrifft Tätigkeiten, die uneigennützig und unmittelbar für den Auftraggeber ausgeführt werden.

Dieselbe Person kann nicht dieselben Tätigkeiten für dieselbe Organisation sowohl als Ehrenamtlicher als auch als Arbeitnehmer, Selbstständiger oder Beamter ausüben.

Es ist jedoch möglich, dass eine Person, die mit einer Organisation durch einen Arbeitsvertrag, einen Dienstleistungsvertrag oder eine statutarische Anstellung verbunden ist, eine ehrenamtliche Arbeit für diese Organisation ausübt, jedoch nur unter der Bedingung, dass es sich um andere Tätigkeiten handelt als die, für die sie eingestellt wurde.

Beispiel: Eine Person, die einen Arbeitsvertrag als Buchhalter in einer Organisation hat, darf nicht gleichzeitig als ehrenamtlicher Schatzmeister dieser Organisation tätig sein. Die betreffende Person kann jedoch zusätzlich zu ihrer entlohnten Tätigkeit eine ehrenamtliche Tätigkeit ausüben, z. B. als Jugendbeauftragter. Die Tätigkeit als Jugendbeauftragter unterscheidet sich deutlich von seiner entlohnten Tätigkeit als Buchhalter.

Bedingungen in Bezug auf die Kostenvergütung

Kostenvergütungen sind nicht steuerpflichtig, wenn folgende Bedingungen kumulativ (oder zusammen) erfüllt sind:

• Die Ehrenamtlichen erbringen auf rein uneigennützige Weise Leistungen für den Klub, Verband, die Vereinigung, Einrichtung oder Gemeinschaft. Sie werden nicht entlohnt.
• Die Kostenvergütungen stellen nur die Erstattung der tatsächlichen Kosten dar, die im Rahmen der Freizeitgestaltung anfallen. Sie dürfen daher nicht ungewöhnlich hoch sein und kein verstecktes Gehalt für erbrachte Leistungen darstellen.

Die Kosten können nur nach einem der beiden folgenden Systeme der Kostenerstattung erstattet werden:

• Pauschale Kostenvergütung: Die Kostenerstattung erfolgt auf pauschaler Grundlage. Die Erstattung gilt als Deckung der tatsächlichen Kosten und ist daher nicht steuerpflichtig, wenn bestimmte Tages- und Jahreshöchstbeträge nicht überschritten werden.
• Kostenvergütung für die tatsächlichen Kosten: Die Kostenvergütung deckt die tatsächlichen Kosten, die im Rahmen der ehrenamtlichen Tätigkeit für Mahlzeiten, Getränke, die Nutzung eines Computers und eines Mobiltelefons usw. anfallen. Die Erstattung erfolgt gegen Vorlage von Belegen.

Wenn die pauschale Kostenvergütungsregelung gewählt wird, stellen diese Kostenvergütungen die Pauschalerstattung von Folgendem dar:

• Fahrtkosten der Ehrenamtlichen mit ihrem eigenen Fahrzeug oder mit einem öffentlichen Verkehrsmittel zwischen ihrem Wohnsitz und:
  • dem Sitz des Klubs, des Verbands, der Vereinigung oder der Einrichtung,
  • dem Ort, von dem aus die Tätigkeiten organisiert, geleitet oder verwaltet werden (z. B. Klublokal, Sportplatz, Kulturzentrum, Versammlungsraum usw.),
  • Orten, die mit den Tätigkeiten der Vereinigung in Verbindung stehen, aber keine festen Tätigkeitsorte sind (Fahrten zu Auswärtsspielen, Veranstaltungen, Vorträgen, Schulungstagen usw.).
• Unterbringungskosten, insbesondere Getränke und Mahlzeiten,
• alle sonstigen Kosten, für die aufgrund ihrer Art und ihres geringen Betrags üblicherweise keine Belege vorgelegt werden müssen. Es handelt sich zum Beispiel um Kosten für Sportausrüstung, Telefon, Gebrauch eines PC, Internet, Briefwechsel, Dokumentation, Kleinmaterial usw.

STEUERJAHR 2024 (KOSTENVERGÜTUNGEN AB dem 1. Januar 2023) Siehe Rundschreiben 2023/C/14.
	Indexierter Betrag
	Pro Tag	Pro Jahr
A. „Gewöhnliche“ Ehrenamtliche	40,67 Euro	1.626,77 Euro
B. Spezifische Kategorien
1. Sporttrainer, Sportlehrer, Sportcoach, Jugendsportkoordinator, Sportschiedsrichter, Jurymitglied, Steward, Platzwart, Streckenposten bei Sportwettbewerben​. 2. Nachtwache, d. h. Übernachten bei hilfsbedürftigen Personen, und Tagwache bei diesen Personen gemäß den Modalitäten und Qualitätskriterien, die von jeder Gemeinschaft auszuarbeiten sind. 3. Nicht dringender Transport von liegenden Patienten​. Siehe Rundschreiben 2020/C/5.	40,67 Euro	2.987,70 Euro

STEUERJAHR 2025 (KOSTENVERGÜTUNGEN AB dem 1. Januar 2024) Siehe Rundschreiben 2024/C/9.
	Indexierter Betrag
	Pro Tag	Pro Jahr
A. „Gewöhnliche“ Ehrenamtliche	41,48 Euro	1.659,29 Euro
B. Spezifische Kategorien
1. Sporttrainer, Sportlehrer, Sportcoach, Jugendsportkoordinator, Sportschiedsrichter, Jurymitglied, Steward, Platzwart, Streckenposten bei Sportwettbewerben​. 2. Nachtwache, d. h. Übernachten bei hilfsbedürftigen Personen, und Tagwache bei diesen Personen gemäß den Modalitäten und Qualitätskriterien, die von jeder Gemeinschaft auszuarbeiten sind. 3. Nicht dringender Transport von liegenden Patienten​. Siehe Rundschreiben 2020/C/5.	41,48 Euro	3.047,43 Euro

Wird einer der Pauschalbeträge (der Tages- oder Jahreshöchstbetrag) in einem Besteuerungszeitraum überschritten, so werden alle Kostenvergütungen im Zusammenhang mit der ehrenamtlichen Tätigkeit für denselben Besteuerungszeitraum vollständig als steuerpflichtige Einkünfte betrachtet.

Diese Kostenvergütung kann nur als nicht steuerpflichtige Erstattung der Kosten, die dem Auftraggeber obliegen, betrachtet werden, wenn der doppelte Nachweis erbracht wird, dass:

• die Kostenvergütung dazu dient, Kosten zu decken, die dem Klub, dem Verband, der Vereinigung, der Einrichtung oder der öffentlichen Behörde obliegen,
• die Kostenvergütung tatsächlich für solche Kosten verwendet wurde.

Die Kosten des Ehrenamtlichen können im Rahmen der folgenden Regelungen erstattet werden:

• Pauschale Kostenvergütung: Die Kostenerstattung erfolgt auf pauschaler Grundlage. Die Erstattung gilt als Deckung der tatsächlichen Kosten und ist daher nicht steuerpflichtig, wenn bestimmte Tages- und Jahreshöchstbeträge nicht überschritten werden.
• Kostenvergütung für die tatsächlichen Kosten: Die Kostenvergütung deckt die tatsächlichen Kosten, die im Rahmen der ehrenamtlichen Tätigkeit für Mahlzeiten, Getränke, die Nutzung eines Computers und eines Mobiltelefons usw. anfallen. Die Erstattung erfolgt gegen Vorlage von Belegen.

Grundsätzlich darf der Ehrenamtliche die pauschale Kostenvergütung nicht mit einer Kostenvergütung für die tatsächlichen Kosten kumulieren.

Die pauschale Kostenvergütung kann jedoch mit der Erstattung von Beförderungskosten für bis zu 2.000 Kilometer pro Jahr und pro Ehrenamtlichen kumuliert werden. Diese Erstattung wird nicht als Teil des Betrags betrachtet, der als Pauschalerstattung der Kosten gilt.

Die Kombination von pauschaler Kostenvergütung und Erstattung der tatsächlich entstandenen Kosten ist nur möglich, wenn es sich um die Erstattung von Beförderungskosten handelt, und zwar für höchstens 2.000 Kilometer pro Jahr und pro Ehrenamtlichem. Diese Erstattung wird nicht als Teil des Betrags betrachtet, der als Pauschalerstattung der Kosten gilt.

„Beförderungskosten“ sind die Kosten für die Benutzung:

• öffentlicher Verkehrsmittel,
• des eigenen Pkws,
• des eigenen Motorrads oder Mopeds,
• des eigenen Fahrrads.

Diese Auflistung ist vollständig.

Die Begrenzung von 2.000 km gilt nicht für die Tätigkeiten der regelmäßigen Personenbeförderung. Wenn mehrere Tätigkeiten ausgeübt werden, darf die Begrenzung von 2.000 km nur für die im Rahmen der Tätigkeit der regelmäßigen Personenbeförderung gefahrenen Kilometer überschritten werden. Die Tätigkeit der Personenbeförderung muss der Gesellschaftszweck der Organisation sein oder die Beförderung muss die Hauptaufgabe des Ehrenamtlichen sein.

Benutzung des eigenen Pkws, Motorrads oder Mopeds

Die tatsächlichen Beförderungskosten für die Benutzung des eigenen Pkws, Motorrads oder Mopeds werden gemäß Artikel 74 des Königlichen Erlasses vom 13. Juli 2017 festgelegt. In diesem Artikel wird der Pauschalbetrag der Kilometerentschädigung festgelegt, die der Staat seinem Personal gewährt.

Der Betrag der pauschalen Kilometerentschädigung wird ab dem 1. Oktober 2022 grundsätzlich vierteljährlich angepasst.

Für das Steuerjahr 2024 (Einkünfte 2023) und Steuerjahr 2025 (Einkünfte 2024) gelten folgende Beträge:

vom 01.01.2023 bis zum 31.03.2023	0,4259 Euro
vom 01.04.2023 bis zum 30.06.2023	0,4246 Euro
vom 01.07.2023 bis zum 30.09.2023 vom 01.10.2023 bis zum 31.12.2023 vom 01.01.2024 bis zum 31.03.2024 vom 01.04.2024 bis zum 30.06.2024 oder vom 01.07.2023 bis zum 30.06.2024	0,4237 Euro 0,4259 Euro 0,4269 Euro 0,4265 Euro oder 0,4280 Euro

Benutzung des eigenen Fahrrads

Die tatsächlichen Beförderungskosten für die Benutzung des eigenen Fahrrads werden gemäß Artikel 76 des Königlichen Erlasses vom 13. Juli 2017 festgelegt. In diesem Artikel wird die pauschale Entschädigung für Fahrradbenutzung festgelegt, die der Staat seinem Personal gewährt.

Für das Steuerjahr 2024 (Einkünfte 2023) beträgt die Entschädigung für die Benutzung des Fahrrads 0,27 Euro pro zurückgelegten Kilometer. (Steuerjahr 2025, Einkünfte 2024: 0,35 Euro pro zurückgelegten Kilometer).

Höchstbetrag der Entschädigung für Beförderungskosten

Der Gesamtbetrag der Entschädigung für die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel, eines eigenen Pkws, eines eigenen Motorrads, eines eigenen Mopeds oder eines eigenen Fahrrads darf die Kilometerentschädigung für die Benutzung des eigenen Pkws, Motorrads oder Mopeds pro Jahr nicht um mehr als 2.000 Mal überschreiten.

Diese Begrenzung gilt nicht für die Tätigkeiten der regelmäßigen Personenbeförderung.

Für bestimmte Ehrenamtliche gibt es eine spezifische (abweichende) Steuerregelung. Für sie gilt die oben genannte Regelung für Ehrenamtliche im Prinzip nicht. Der Ausschluss wird jedoch zugunsten der betroffenen Steuerpflichtigen ausgelegt: Die Steuerpflichtigen können sich dafür entscheiden, die allgemeine Regelung für Ehrenamtliche anstelle der spezifischen Regelung anzuwenden, wenn dies für sie vorteilhafter ist.

Die beiden Regelungen dürfen jedoch nicht für dieselbe Tätigkeit mit demselben Steuerpflichtigen im Laufe desselben Besteuerungszeitraums kombiniert werden.

Eine abweichende Steuerregelung besteht unter anderem für Kostenvergütungen, die im Prinzip pro Wettkampf gewährt werden an:

• Ordner (Siehe Rundschreiben 2018/C/29)
• Kontrolleure (12,50 Euro), Kassierer (20,00 Euro) und ihre Verantwortlichen (25,00 Euro) von dem Königlichen Belgischen Fußballverband (KBFV) angeschlossenen Fußballvereinen
• Spieler (12,50 Euro) und Mitarbeiter (15,00 Euro) von Amateurmannschaften in unteren Divisionen, die folgenden Verbänden/Ligen angeschlossen sind:
  • dem KBFV und vergleichbaren Fußballverbänden,
  • dem Flämischen Volleyballverband,
  • dem Königlichen Belgischen Basketballverband,
  • dem Königlichen Belgischen Hockeyverband (Feldhockey),
  • der französischsprachigen Handballliga.

Pauschalentschädigungen, die die Beschaffenheit von Anwesenheitsgeldern haben (z. B. für die Mitwirkung im Verwaltungsrat einer VoG), sind im Prinzip steuerpflichtige Berufseinkünfte. Sie erfüllen nicht die Bedingungen der Regelung für Kostenvergütungen für ehrenamtliche Tätigkeit.