Documenten

Uw aanvraag moet de volgende nuttige documenten bevatten:

• Een ingevuld, gedateerd en ondertekend aanvraagformulier
  Kruis enkel de werkelijk uitgevoerde activiteit(en) aan.
• Een ingevulde, gedateerde en ondertekende verbintenisverklaring
  •  Dierenasielen (PDF, 97.74 KB)
  •  Andere dan dierenasielen (PDF, 89.08 KB)

• Een activiteitenkalender en werkingsverslag van het voorbije jaar, een gedetailleerd overzicht van de lopende projecten en andere documenten waaruit blijkt wat de concrete werkzaamheden en doelstellingen van de instelling zijn
• Enkel van toepassing op culturele instellingen, instellingen die zich bezighouden met het natuurbehoud of de bescherming van het leefmilieu, instellingen die het behoud of de zorg voor monumenten en landschappen als doel hebben en instellingen die duurzame ontwikkeling als doel hebben:
  het ontvangstbewijs van de subsidieaanvraag of de beslissing tot toekenning van een subsidie door de bevoegde overheid, waaruit blijkt dat een subsidie werd aangevraagd of toegekend
• Enkel van toepassing voor instellingen die dierenasielen beheren:
  het erkenningsbewijs overeenkomstig het koninklijk besluit van 27 april 2007 houdende erkenningsvoorwaarden voor inrichtingen voor dieren en de voorwaarden inzake de verhandeling van dieren, geldig voor de volledige periode waarvoor de erkenning wordt aangevraagd.

Indiening van de aanvraag

Stuur uw aanvraag per e-mail

Aandachtspunten:

• De totale grootte van uw e-mail (bijlagen) mag niet groter zijn dan 30 MB. Als uw documenten groter zijn, verstuur ze dan in meerdere e-mails.
• Om veiligheidsredenen zijn deelkoppelingen niet toegestaan (bijvoorbeeld WeTransfer).

U krijgt altijd een ontvangstbevestiging van de dienst Giften.

Beschikt u niet over de nodige informaticamiddelen om uw aanvraag per e-mail te versturen? Alleen in dat geval kunt u uw aanvraag per post versturen:

FOD Financiën – AAFisc KMO Giften
Gaston Crommenlaan 6 - bus 554
9050 Gent

Die aanvraag moet u ten laatste op 31 december van het jaar dat voorafgaat aan de periode waarvoor u de erkenning aanvraagt indienen.

U kunt de aanvraag best al indienen vanaf het ogenblik dat u over alle nodige documenten voor die periode beschikt (voor een efficiënte verwerking van uw aanvraag, raden we u aan om ze voor 30 juni in te dienen).

Opgelet!

Als u als erkende instelling waarvan de activiteit gericht is op hulp aan mindervaliden, bejaarden of beschermde minderjarigen een aanvraag wilt indienen voor de uitzonderlijke erkenning voor dringende hulp aan behoeftigen dan moet de aanvraag ingediend zijn uiterlijk 6 maanden na de aanvang van de bijstand.

OF

Als instelling opgericht voor hulpverlening aan slachtoffers van natuurrampen in België of aan slachtoffers van zeer grote industriële ongevallen kunt u eveneens een erkenning aanvragen binnen de 3 maanden vanaf de datum van de aanvang van de hulpverlening door uw instelling.

De ramp moet officieel erkend zijn als ramp door de bevoegde instanties.

Uw erkenning is geldig voor:

• 2 jaar voor de eerste erkenning
• 4 jaar voor de tweede erkenning
• 6 jaar vanaf de derde erkenning 

Die perioden kunnen ingekort worden als dat nodig is. 

Opgelet!
Als uw instelling

• dringende hulp verleent aan behoeftigen
• hulp verleent aan slachtoffers van natuurrampen in België
• hulp verleent aan slachtoffers van zeer grote industriële ongevallen

wordt de erkenning slechts toegestaan voor een periode van ten hoogste 3 opeenvolgende kalenderjaren. Voor het eerste kalenderjaar geldt de erkenning pas vanaf de aanvang van de hulpverlening.

De procedure voor een hernieuwing van de erkenning is dezelfde als die voor de eerste erkenning (zie vraag 1). U moet volgende documenten per e-mail of per post opsturen:

• een aanvraagbrief met vermelding van de activiteit(en) waarvoor de instelling een erkenning wenst, tot verlenging van de erkenning
• een nieuwe verbintenisverklaring
• de documenten op basis waarvan wordt vastgesteld of aan de voorwaarden wordt voldaan in functie van de activiteit van uw instelling (voor de statuten moet u alleen de wijzigingen toevoegen die sinds de vorige aanvraag zijn gebeurd)

De kosten van algemeen beheer, ook beheerskosten genoemd, zijn kosten die:

• betrekking hebben op het beheer en de werking van de instelling, maar
• niet rechtstreeks ten goede komen aan het doel of de dienstverlening van de instelling.

Het gaat bijvoorbeeld om:

• administratiekosten
• kosten voor het onderhoud van lokalen
• verzekeringen
• belastingen
• kosten voor het privégebruik van voertuigen
• …

Of en in welke mate een uitgave een beheerskost is, hangt af van de activiteiten van de vereniging en de omstandigheden waarin zij haar werkzaamheden verricht. Daarom is het niet mogelijk een volledige, sluitende lijst van beheerskosten te geven.

Bijvoorbeeld: voor een instelling die telefonisch psychologische bijstand verleent, vormen de telefoniekosten grotendeels een rechtstreekse uitgave. Voor een andere soort instelling, die geen telefonische dienstverlening biedt, vormen telefoniekosten waarschijnlijk eerder een beheerskost.

Eenzelfde kost kan deels een beheerskost zijn en deels een uitgave die rechtstreeks ten goede komt  aan het doel of de dienstverlening. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat het loon van een werknemer voor bijvoorbeeld 40 % een beheerskost is en voor 60 % een rechtstreekse uitgave.

De instellingen moeten zelf de beheerskosten aanduiden in hun rekeningen of in een aparte tabel opsommen en daarbij toelichting geven. Indien nodig kan de toewijzing gebeuren in onderling overleg met de controleagent van de FOD Financiën.