Als werknemer heeft u automatisch recht op het algemene kostenforfait voor uw persoonlijke verplaatsingskosten (woon-werk). Meer bepaald: een kostenforfait dat berekend wordt door de administratie in functie van uw belastbare inkomsten en dat automatisch afgetrokken wordt bij de berekening van uw belastingen.

Als uw werkelijke kosten hoger zijn dan het wettelijk forfait kunt u er ook voor kiezen die aan te geven. Als u uw werkelijke kosten aangeeft, maar deze lager liggen dan het wettelijk forfait, dan zal de administratie automatisch de voor u voordeligste formule toepassen.

Forfait

Het forfait, ook het ‘wettelijk forfait’ genoemd, dekt alle beroepskosten, dus ook die met betrekking tot het persoonlijk gebruik van uw wagen voor uw woon-werkverplaatsingen. Maar bijvoorbeeld ook het abonnement van het openbaar vervoer voor de verplaatsing naar uw werk, de inrichting van de ruimtes in uw woning, die u voor uw beroep gebruikt, of de aankoop van materiaal en literatuur die u zelf bekostigt enz.

Iedereen heeft standaard recht op forfaitair berekende kosten. Die kosten moet u niet aantonen.

Zij worden berekend volgens percentages die stijgen per inkomensschijf:

Aanslagjaar 2023, inkomsten 2022	Aanslagjaar 2024, inkomsten 2023	Forfaitair kostenpercentage
Van 0,01 tot 16.799,98 euro	Van 0,01 tot 18.399,98 euro	30 %
Vanaf 16.799,98 euro	Vanaf 18.399,98 euro	0 %

De forfaitaire beroepskosten bedragen maximum 5.040 euro (aanslagjaar 2023, inkomsten 2022). (Aanslagjaar 2024, inkomsten 2023: 5.520 euro).

Voor bedrijfsleiders worden de forfaitaire kosten berekend door een percentage van 3% toe te passen op het volledige beroepsinkomen en dat met een maximum van 2.660 euro (aanslagjaar 2023, inkomsten 2022). (Aanslagjaar 2024, inkomsten 2023: 2.910 euro).

Werkelijke kosten

Ongeacht uw beroep, kunt u steeds kiezen voor de aftrek van uw werkelijke beroepskosten. Voor die kosten moet u dan wel bewijzen dat u ze werkelijk gemaakt heeft en dat u ze ook zelf betaald heeft.

De aftrek van werkelijke kosten betreft in dit geval enkel de persoonlijke verplaatsingen (woon-werk).

Naargelang het gebruikte vervoermiddel kunt u volgende kosten aftrekken:

• Verplaatsing met een auto, een auto voor dubbelgebruik of een minibus:

Wanneer een auto, een auto voor dubbelgebruik of een minibus gebruikt wordt voor woon-werkverplaatsingen, is een forfait van 0,15 euro per afgelegde km van toepassing zonder enige beperking op de afgelegde afstand.

• Verplaatsing met een ander vervoermiddel dan een auto, een auto voor dubbel gebruik of een minibus:

In het kader van woon-werkverplaatsingen met een ander vervoermiddel dan een auto, een auto voor dubbelgebruik of een minibus, kan de belastingplichtige kiezen tussen twee mogelijkheden voor de berekening van de werkelijke kosten.

Methode 1 (art. 66 bis, CIR 92)

Wanneer een ander vervoermiddel dan een auto, een auto voor dubbelgebruik of een minibus gebruikt wordt (bijvoorbeeld een motor, een vrachtwagen, een bestelwagen, de trein, de tram, de bus of zelfs te voet), is een forfait van 0,15 euro per afgelegde km van toepassing. De in rekening gebrachte afstand tussen woonplaats en werkplaats mag echter niet meer zijn dan 100 km (enkel traject). Wanneer het traject met de fiets afgelegd wordt, is het forfait gelimiteerd tot 0,25 euro per afgelegde km (aanslagjaar 2023, inkomsten 2022). (Aanslagjaar 2024, inkomsten 2023: 0,27 euro).

Deze methode kan gebruikt worden bij gebrek aan bewijzen van de gemaakte kosten voor het gebruikte vervoermiddel. Dit betekent dat voor de belastingplichtigen die elke normale werkdag hetzelfde woon-werktraject afleggen (in afstand en aantal), het aantal kilometers die genomen worden voor het forfait, bepaald wordt door het vermenigvuldigen van het aantal gepresteerde werkdagen met de normale woon-werkafstand.

Methode 2 (art. 49, CIR 92)

Wanneer een ander vervoermiddel dan een auto, een auto voor dubbelgebruik of een minibus gebruikt wordt (bijvoorbeeld een motor, een vrachtwagen, een bestelwagen, een fiets, de trein, de tram, de bus of zelfs te voet), kan de aftrek gebeuren op basis van de werkelijke kost van het gebruikte vervoermiddel. Het is dus nodig het effectieve gebruik van het vervoermiddel (aantal afgelegde km) aan te tonen en alle documenten, die hier betrekking op hebben (onderhoudsboekje, onderhoudsfacturen, de aankoop van brandstof, vervoerbewijs, abonnement van openbaar vervoer enz) voor te leggen.

Meer informatie over de aftrek van beroepsverplaatsingskosten uitgevoerd voor de rekening van de werkgever (waarvan de werkgever de kosten dekt), ongeacht het gebruikte vervoermiddel.

Opgelet!

Als u van uw werkgever een vergoeding krijgt voor uw woon-werkverplaatsingen, dan moet u die aangeven in uw aangifte in code 1254/2254.

De ontvangen vergoeding voor het gebruik van openbaar vervoer (trein, tram, bus enz.) is geheel vrijgesteld van belastingen indien gebruik wordt gemaakt van het wettelijk forfait.

De ontvangen vergoeding voor het gebruik van andere vervoermiddelen dan het openbaar vervoer is vrijgesteld tot 430 euro (aanslagjaar 2023, inkomsten 2022). (Aanslagjaar 2024, inkomsten 2023: 470 euro).

De vergoeding voor het gebruik van een georganiseerd gemeenschappelijk vervoer is vrijgesteld tot de prijs van een maandelijks treinabonnement in eerste klasse voor dezelfde afstand.

Als u echter uw werkelijke kosten aangeeft, zijn deze vergoedingen niet vrijgesteld. Ze worden dan belastbaar en worden bij uw andere inkomsten bijgevoegd.

Voor het gebruik van een fiets is de vergoeding van 0,25 euro vrijgesteld tot en met ditzelfde bedrag (het surplus is dus belastbaar) (aanslagjaar 2023, inkomsten 2022). (Aanslagjaar 2024, inkomsten 2023: 0,27 euro). Deze vrijstelling is van toepassing  bij de keuze voor het wettelijk forfait of voor de berekening van de werkelijke kosten. Het gaat om een gunstige maatregel om het merendeel van de personen te motiveren om gebruik te maken van de fiets voor woon-werkverplaatsingen.

Om te weten welke optie het beste bij u past, kunt u een simulatie doen in Tax-on-Web of TaxCalc.