Conserver
Conserver des factures électroniques
Combien de temps dois-je conserver mes factures ?
Il n'y a pas de différence par rapport aux factures papier.
Pour le SPF Finances, vous devez conserver toutes les factures et copies de factures pendant dix ans à partir du 1er janvier de l'année qui suit leur date d'émission.
Comment dois-je conserver mes factures électroniques ?
Vous pouvez conserver les factures sur support papier ou électronique, quel que soit le format d’origine. Le mode de conservation doit néanmoins permettre de garantir l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu de ces factures. Ceci implique que vous devez éviter toute manipulation éventuelle des factures. De plus, vous devez garantir l’inaltérabilité des factures dès la délivrance et la réception de celles-ci et jusqu’à l’expiration du délai de conservation.
La forme ou le format des factures peuvent changer, mais uniquement lorsque l’authenticité et l’intégrité restent garanties. Vous pouvez librement choisir la manière d’apporter ces garanties.
Comment garantir la lisibilité, l'authenticité et l'intégrité des factures électroniques, vu l’obsolescence rapide des solutions informatiques ?
Les pratiques d’entreprise pouvant évoluer durant la période au cours de laquelle ces trois conditions doivent être garanties – de la délivrance de la facture à l’expiration du délai de conservation –, la manière dont l’assujetti satisfait à ces conditions peut également évoluer.
Si l’assujetti choisit de conserver ses factures sous une autre forme ou format que la forme ou le format d’origine, il doit alors veiller à respecter les exigences d’authenticité de l’origine, d’intégrité du contenu et de lisibilité de la facture. L’assujetti définit lui-même la manière dont il souhaite veut remplir cette obligation.
Dois-je sauvegarder les factures qui doivent être téléchargées sur le site internet d’un fournisseur ou puis-je simplement conserver les e-mails avec les liens ?
Conserver un e-mail contenant un lien vers une facture ne suffit pas : c'est la facture que vous devez conserver. Rien ne vous empêche de conserver aussi l'e-mail contenant l'hyperlien vers ce site internet, comme preuve supplémentaire de l'origine.
Puis-je simplement conserver les e-mails avec la facture jointe ?
D'un point de vue strictement juridique, c'est possible. Néanmoins, vous devez pouvoir garantir l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité de la facture durant toute la durée de conservation (délai d'archivage). Par conséquent, vous devez vous assurer que ces conditions sont en pratique respectées.
Le choix du mode d’archivage des factures est-il soumis à l’approbation préalable du SPF Finances ?
Non, vous n’avez pas besoin de l'approbation préalable du SPF Finances. Celle-ci ne se prononcera pas non plus sur le choix ou l'approbation d'un système d'archivage particulier.
En cas de réception à la fois de factures papier et de factures électroniques, est-il possible de tout archiver sous un seul même format ?
Oui. En tant qu’entreprise, vous réaliserez plus d’économies si vous sauvegardez toutes vos factures électroniquement, tant les factures entrantes que les copies des factures sortantes. Vous pouvez facilement scanner de façon conforme les factures papier.
Peut-on archiver une facture électronique au format papier ?
Oui.
Peut-on archiver électroniquement une facture papier ?
Oui.
L’archivage via le « cloud computing » est-il autorisé ?
Oui, si vous respectez les obligations légales.
Où dois-je conserver mes factures ?
A des fins de TVA, vous pouvez choisir librement le lieu de conservation des factures, à condition de pouvoir communiquer les factures au SPF Finances sans délai à toute demande de sa part. Un assujetti établi en Belgique doit toutefois conserver ses factures en Belgique, sauf s’il les conserve électroniquement en garantissant un accès complet et en ligne à ces factures en Belgique.
C’est également le cas si la taxe sur ces opérations est due en Belgique, quel que soit le lieu d’établissement de l’assujetti.
Puis-je recourir aux services d’un tiers de confiance (service provider) pour mon archivage ?
Oui.
Que dois-je faire si le tiers (par exemple en cas d’archivage centralisé au sein d’un groupe) n’est pas en mesure de respecter les obligations légales prévues par la législation belge en matière d’archivage ?
Si le tiers n'est pas en mesure de satisfaire à vos obligations légales (par exemple en matière de durée de conservation des archives), il vous appartient de trouver vous-même une solution alternative ou un autre prestataire de services.
Quelles seront les conséquences d’un problème informatique ? Comment se prémunir ?
Les conséquences sont les mêmes qu'en cas de destruction des archives papier (par exemple en cas d'incendie). Il faut donc prévoir un back-up (une simple copie de sauvegarde, par exemple).
Pour obtenir une déduction de la TVA, le SPF Finances considère que c'est l'assujetti qui doit démontrer que la facture est originale. Que risque-t-on en cas de non-respect ?
Comme pour la facture papier, le SPF Finances peut refuser le droit à déduction de la TVA si l’on ne peut démontrer que les garanties d'authenticité et d'intégrité sont remplies. Par ailleurs, une amende administrative peut être appliquée tant au client qu'au fournisseur/prestataire de service.
Quelles sont mes obligations en cas de contrôle fiscal ?
Lorsqu’un assujetti conserve, sous un format électronique garantissant un accès en ligne, les factures et copies de factures, le SPF Finances a le droit d'y accéder, de les télécharger et de les utiliser.
En outre, le SPF Finances peut également demander à l’assujetti :
- de lui communiquer les données enregistrées sur des supports informatiques sous forme lisible et intelligible ;
- d'effectuer, en présence de ses agents et sur leur matériel, des copies, dans le format qu'ils souhaitent, de tout ou partie des données ;
- d’effectuer les traitements informatiques jugés nécessaires à la vérification de l'exacte perception de la taxe.