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FAQ Registre UBO

Cette FAQ est composée de deux parties. La première partie traite des questions théoriques, notamment de la manière dont les UBO doivent être identifiés en fonction de la forme juridique du redevable d’information. La deuxième partie contient des questions techniques liées à l'accès au registre UBO, à l'enregistrement des bénéficiaires effectifs et à l’attribution des mandats et des rôles.

Vous retrouverez la FAQ dans son entièreté via le lien ci-dessous.

  FAQ REGISTRE UBO (PDF, 1.19 Mo)

Questions théoriques UBO

  • Qu'est-ce qu'un UBO ou bénéficiaire effectif ?

    Le terme UBO ou bénéficiaire effectif désigne la ou les personnes physiques qui, en dernier ressort, possèdent ou contrôlent une entité. Différentes catégories de UBO existent en fonction du type de contrôle qu’ils possèdent, du rôle de la personne concernée, et du type d'entité concernée.

  • Quelle est la différence entre un UBO direct et un UBO indirect ?

    Un UBO « direct » est une personne physique qui possède ou contrôle le Redevable d’information sans passer par l’intermédiaire d’une ou plusieurs autres entités ou constructions juridiques. 

    Un UBO est identifié comme « indirect » lorsqu’il possède ou contrôle le Redevable d’information par l’intermédiaire d’une ou plusieurs entités ou constructions juridiques. 

  • Quelles sont les différentes catégories dans le cas des sociétés ?

    • 1e catégorie: La/les personne(s) physique(s) qui possède(nt) directement ou indirectement un pourcentage suffisant de droits de vote ou une participation suffisante dans son capital. La possession par une personne physique de plus de 25% de droits de vote ou de plus de 25% des actions ou du capital de la société est un indice de pourcentage suffisant mais non nécessaire de droits de vote ou de participation directe suffisante. Autrement dit, une personne pourra être enregistrée sous la première catégorie même si elle détient moins de 25% des parts de capital ou de droit de vote.

    • 2e catégorie : La/les personne(s) physique(s) qui la contrôle(nt) par d'autres moyens (e.g. droit de nommer ou de révoquer les dirigeants principaux, droit de veto, etc.).

    • 3e catégorie : Si aucune des personnes visées aux deux points ci-dessus n'a été identifiée ou s'il existe un doute quant à savoir si la ou les personnes identifiées sont les bénéficiaires effectifs, l'UBO sera la ou les personnes physiques qui occupent la fonction de dirigeant principal.

    Les catégories 1 et 2 sont cumulatives.

  • Quel est le délai octroyé pour l’enregistrement de mes UBO ?

    Le délai légal octroyé pour l’enregistrement des UBO est d’un mois à dater de la constitution de l'entité ou de tout changement des informations relatives à vos UBO.  

    L’information relative aux UBO doit également être confirmée annuellement. 

  • Quelles sont les différentes catégories dans le cas des trusts, fiducies ou constructions juridiques similaires ?

    • 1e catégorie : Le(s) constituant(s)  

    • 2e catégorie : Le(s) fiduciaire(s) ou trustee(s)  

    • 3e catégorie : Le(s) protecteur(s) éventuel(s)  

    • 4e catégorie : La catégorie de personnes physiques dans l’intérêt principal desquelles la fiducie ou le trust a été constitué ou opère.  

    • 5e catégorie : Toute autre personne physique exerçant le contrôle en dernier ressort du fait qu’elle en est le propriétaire direct ou indirect ou par d’autres moyens. 

    Les catégories d’UBO des trusts, fiducies ou constructions juridiques similaires listées ci-dessus sont cumulatives. Les Redevables d’information doivent donc indiquer toutes les personnes qui sont considérées comme UBO, ainsi que toutes les catégories auxquelles ils appartiennent.

  • Comment identifier les bénéficiaires effectifs en cas de démembrement de propriété ?

    Le nu-propriétaire sera enregistré comme UBO de catégorie 1 s'il possède un pourcentage suffisant des parts de la société (i.e. possession d'un pourcentage suffisant de parts). L'usufruitier sera enregistré comme UBO de catégorie 1 s'il possède ou est titulaire d'un pourcentage suffisant des droits de vote attachés aux titres représentatifs du capital (i.e. possession d'un pourcentage suffisant de droits de vote).

    Veuillez également indiquer dans le champs "Remarque" que la personne concernée est usufruitière des titres détenus par le nu-propiétaire.

  • Dois-je ajouter un document probant lors d’un enregistrement ?

    Les représentant légaux des redevables d’information ont l’obligation de joindre, lors de l’enregistrement des UBO, tout document démontrant que les informations relatives à leur identité (s'ils n'ont pas de numéro national belge) ainsi qu'à la nature et à l’étendue de leur contrôle sont adéquates, exactes et actuelles.  

    Ces documents peuvent être, selon les cas, un extrait du registre des parts, les statuts de l’entité ou construction juridique, un pacte d’actionnaires, un procès-verbal d’Assemblée générale, un acte notarié, l’extrait d’un registre de commerce étranger, ou tout autre document permettant de démontrer le caractère adéquat, exact et actuel des informations fournies sur les bénéficiaires effectifs enregistrés. 

    Les entités assujetties et les membres du grand public n’ont pas accès aux documents probants.

  • Quelles sont les sanctions prévues en cas de manquement ?

    En cas d’infraction aux dispositions relatives à l’identification et à la communication des informations sur les bénéficiaires effectifs, des amendes administratives comprises entre 250 EUR et 50 000 EUR peuvent être infligées.

    Avant l’imposition d’une amende, une lettre de rappel est envoyée au domicile des représentants légaux afin de les inviter à faire l’enregistrement des bénéficiaires effectifs dans le registre UBO. Les représentants légaux ont un délai de 30 jours après réception de la lettre de rappel pour effectuer l'enregistrement UBO ou pour demander à être entendus et faire valoir leurs moyen de défense. En l’absence d’enregistrement ou de demande d’être entendu, une amende peut être envoyée au domicile des représentants légaux en raison de l’infraction à la législation UBO. 

  • Quel est le délai octroyé pour l’enregistrement de mes UBO ?

    Le délai légal octroyé pour l’enregistrement des UBO est d’un mois à dater de la constitution de l'entité ou de tout changement des informations relatives à vos UBO.  

    L’information relative aux UBO doit également être confirmée annuellement. 

  • Comment effectuer une demande de légalisation ou d’apostille ?

    Toute personne peut demander en ligne la légalisation/apostille d’un extrait du Registre UBO. Toutefois, cette légalisation/apostille ne certifie en aucun cas l’exactitude des informations reprises sur l’extrait.

    Afin d'introduire une demande de légalisation ou d'apostille auprès de l'équipe UBO, un formulaire est disponible sur notre site internet en cliquant  ici (DOCX, 136.61 Ko). Le formulaire de demande dûment complété doit être renvoyé à l'adresse mail ubobelgium@minfin.fed.be.

    De plus amples informations quant à cette procédure sont disponibles  ici (PDF, 233.9 Ko).

Questions techniques UBO

  • Dois-je me connecter en mon propre nom ou au nom d'une entreprise ?

    Si vous souhaitez effectuer l'enregistrement des bénéficiaires effectifs de votre entité, vous devez vous connecter au nom d'une entreprise.

    Si vous souhaitez consulter le registre UBO en tant que membre du grand public, sans faire d'enregistrement de bénéficiaires effectifs, vous devez vous connecter en votre nom propre.

  • Je n'ai pas accès au registre UBO alors que je suis bien repris comme titulaire de fonction à la BCE. Que dois-je faire ?

    Vérifiez que vous êtes bien repris comme titulaire de fonction à la Banque Carrefour des Entreprises, via le lien URL suivant : https://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoeknummerform.html?lang=fr.

    Si ce n’est pas le cas, vous devez mettre ces informations à jour à la BCE, en envoyant un email à l'adresse kbo-bce-functions@economie.fgov.be.

    Si vous êtes bien repris comme titulaire de fonction à la BCE, vérifiez que vous vous êtes bien connecté au nom d'une entreprise. Si vous ne parvenez toujours pas à vous connecter au registre UBO pour votre entité, veuillez prendre contact avec l'équipe UBO à l'adresse suivante : ubobelgium@minfin.fed.be .

  • Que faire si l'UBO n'a pas de numéro d'identification belge ?

    Si un UBO est de nationalité étrangère, l'entité dont il est UBO est tenue de compléter le registre de la même façon que si le bénéficiaire effectif était de nationalité belge.

    Le numéro unique d'identification délivré par le pays dont l'UBO relève doit être mentionné lors de l'enregistrement, tout comme la nationalité et le pays de résidence. Si les données ne figurent pas dans le registre national BIS ou à la BCE, elles doivent être enregistrées manuellement par l'entité.

  • Comment puis-je donner un mandat à un tiers pour qu'il remplisse les informations à ma place ?

    Si vous êtes représentant légal d'une entité et que vous disposez d'une numéro de registre national belge, vous pouvez octroyer un mandat à un tiers via l'application "Mandats" afin qu'il remplisse le registre UBO pour vous.

    Si vous êtes représentant légal d'une entité mais que vous ne disposez pas d'un numéro de registre national belge et que vous n'avez pas la possibilité d'obtenir un moyen d'identification belge, vous pouvez remplir le formulaire papier disponible  ici (PDF, 272.02 Ko) pour octroyer un mandat à un tiers, et l'envoyer à l'adresse mail mandats.ict@minfin.fed.be.

  • Dois-je enregistrer les informations sur mes UBO chaque année ?

    L'arrêté royal UBO requiert que les entités confirment annuellement l'exactitude des informations sur leurs UBO. Si les informations relatives à vos bénéficiaires effectifs n'ont pas changé, vous ne devez donc pas les réenregistrer, mais simplement les confirmer au plus tard un an à compter de la date de la dernière modification.

    Toutes les informations relatives à la procédure à suivre pour effectuer cette confirmation annuelle sont décrites dans le Manuel d'utilisation pour les représentants légaux des entreprises et des a(i)sbl (disponibles sur notre site web).

  • Qui puis-je contacter si j'ai besoin d'aide ou si j'ai des questions additionnelles sur le registre UBO ?

    Des manuels d'utilisation sont disponibles sur notre site internet en cliquant ici.

    Pour toute question complémentaire sur le registre UBO ou son fonctionnement, vous pouvez nous contacter via notre formulaire de contact.

    Vous pouvez également consulter notre site internet en cliquant ici.