Verwerken
Elektronische facturen verwerken
Hoe kan ik het best omgaan met het naast elkaar bestaan van elektronische en papieren facturen?
Er zijn twee mogelijkheden:
- U beheert de twee stromen volledig apart, zoals dat het geval is op het niveau van de boeken van de boekhouding.
- U behoudt slechts één gegevensstroom. U scant al uw papieren documenten in of drukt al uw elektronische facturen af.
Hoe kan ik facturen die ik elektronisch ontvangen heb doorsturen naar mijn boekhouder?
Hiervoor bestaan verschillende mogelijkheden:
- Als u de factuur in pdf-formaat ontvangt, kunt u die via e-mail of op papier bezorgen aan uw boekhouder.
- Als u de factuur ontvangt via een boekhoudpakket dat uw boekhouder ook gebruikt, kan de transfer automatisch gebeuren.
- Als u de factuur ontvangt via een webportaal, kan u toegang verlenen tot uw account aan uw boekhouder.
Praktische afspraken met uw boekhouder zijn nodig om de meest doeltreffende oplossing voor uw bedrijf te kiezen.
Moet ik een specifiek softwarepakket hebben voor elektronische facturering?
Neen. In de praktijk zijn in de meeste boekhoudpakketten alle functionaliteiten voor elektronische facturering voorzien. Voor een verdere automatisering kunnen eventueel specifieke softwarepakketten worden gebruikt.
Moet mijn boekhouder de elektronische facturen afdrukken?
Neen. Het voordeel van elektronische facturering is dat men op een meer efficiënte manier en tegen lagere kostprijs kan werken door de elektronische stroom direct te integreren in het boekhoudpakket. Door het afdrukken van de elektronische facturen gaat elk voordeel verloren.
Kan ik met een elektronische factuur fouten bij inbreng in de boekhouding uitsluiten?
Ja. Als u kiest voor een volledig automatische verwerking en overdachte invulling van de parameters, is het mogelijk om dat soort fouten te vermijden.